I det innebär det att vara lyhörd för verksamhetens behov. Gemensamma förvaltningens verksamhetsplan utgår från de behov som lyfts av verksamheterna vid möten och dialoger.
Under universitetsförvaltningens ledningsgrupps (bestående av kanslichefer vid fakulteterna och sektionschefer i förvaltningen) internat diskuterades förvaltningens utvecklingsområden. Både vad som gjorts hitintills och vad som behöver utvecklas ytterligare.
De utvecklingsområden som har lyfts som prioriterade att arbeta med under 2020 – 2022 är bland annat att:
- Utveckla former för intern kommunikation mellan gemensamma förvaltningen och verksamheten.
- Jobba enkelt och ändamålsenligt genom att kontinuerligt se över arbetssätt, arbetsfördelning, kompetensbehov och samverkansformer / utnyttja modern teknik för automatisering, digitalisering och AI där det är ändamålsenligt.
- Utveckla gemensamma förvaltningens ledarskap, medarbetarskap och arbetsmiljö.
Bland de insatser och aktiviteter som redan har gjorts, lyftes några exempel:
- Utveckling av ärendehanteringssystem - ”En väg in” för att underlätta för verksamheten att hitta rätt stöd i förvaltningen. LDC samt sektionerna Ekonomi och HR använder detta.
- Studenthälsan och Pedagogiskt stöd har utvecklat sitt digitala stöd till studenter.
- Bättre samordning av universitetsgemensam kommunikation till studenter.
- Utveckling av ett chefsforum för bättre erfarenhetsutbyte och dialog mellan alla LU:s chefer.
- Chefsutveckling inom OSA (organisatoriskt och socialt arbetsmiljöarbete).
- Fler e-utbildningar för självstudier har skapats för universitetets alla medarbetare. De finns tillgängliga i Kompetensportalen, till exempel handlar det om kurser i dataskydd, informationssäkerhet, ekonomi och HR.
Andra frågor som vi i förvaltningen ska fortsätta arbeta vidare med är att bättre paketera och samla tjänster för att kunna erbjuda ett mer heltäckande stöd utifrån verksamhetens behov. Vi ska också se över universitetets internkommunikation – hur vi kommunicerar rätt information i rätt kanaler och användning av AI exempelvis chatbot för vissa frågor.
/Susanne Kristensson
