Dokumenthantering

Dokumenthantering handlar om att ta hand om och hålla ordning på universitetets handlingar. Det är något som Lunds universitet som myndighet måste göra för att uppfylla lagkrav. Dokumenthantering är även ett stöd för oss själva i vårt dagliga arbete och gör att vi kan enkelt kan hitta våra handlingar, såväl nya som gamla. Det lägger också grunden för framtida forskning.

Som anställd på universitetet kommer du dagligen i kontakt med handlingar av olika slag. Det kan vara allt från mejl och digitala ansökningar till underskrivna protokoll och inlämnade tentasvar. Universitetets dokumenthanteringsplan berättar hur dessa olika handlingar ska hanteras. Använd planen som ett uppslagsverk för att ta reda på vad du behöver göra med dina handlingar.

Dokumenthanteringsplanen (PDF, 4,4 MB, ny flik).

Observera att en ny version av dokumenthanteringsplanen gäller från 2024-05-27.

Genvägar

• Allmänna handlingar
• Dokumenthanteringsplanen
• Diarieföring
• Arkivering
• Hitta rätt utbildning
• Länkar och stöd

Allmänna handlingar

En handling är information på ett medium. Det behöver inte bara vara text utan kan även vara till exempel en bild, ljudinspelning eller film. En majoritet av de handlingar som hanteras vid Lunds universitet är allmänna handlingar.

En handling blir allmän om den är förvarad hos universitetet och antingen inkommer till eller upprättas av universitetet. En handling är inkommen om den på något sätt har lämnats till oss av någon utanför universitetet. En handling är upprättad om den har skickats iväg till någon utanför universitetet. Om handlingen inte ska skickas iväg blir den istället upprättad när ärendet den tillhör är färdighanterat. Om handlingen varken ska skickas iväg eller tillhör ett ärende blir handlingen upprättad när den justerats eller färdigställts.

Vem som helst kan begära att få ta del av en allmän handling och vi som myndighet måste lämna ut dessa handlingar på begäran. En allmän handling är som huvudregel offentlig, men i vissa fall kan uppgifter i allmänna handlingar omfattas av sekretess och får då inte lämnas ut.

Läs mer om utlämnande av allmänna handlingar och sekretess.

Dokumenthanteringsplanen

Dokumenthanteringsplanen styr hur universitetets handlingar ska hanteras. Den berättar om en handling ska bevaras (sparas) och så småningom arkiveras eller om handlingen får gallras (förstöras) och i så fall efter hur lång tid. Den berättar också om en handling ska diarieföras, registreras i något annat system eller bara förvaras på papper. För handlingar som ska diarieföras ger den ytterligare information  till registratorer.

Att använda dokumenthanteringsplanen

Dokumenthanteringsplanen fungerar som ett uppslagsverk. Det bästa sättet att snabbt hitta rätt i planen är att använda sökfunktionen på din dator (Ctrl+F på PC och ⌘+F på Mac). Sök på nyckelord istället för hela fraser och var så specifik som möjligt. Testa att söka på synonymer om du inte hittar vad du söker första gången. Om du har svårt att hitta rätt i dokumenthanteringsplanen är du välkommen att höra av dig till den centrala registraturen eller Universitetsarkivet.

Dokumenthanteringsplanens struktur

Dokumenthanteringsplanen är uppbyggd utifrån universitetets fem verksamhetsområden.

1. Styra verksamhet 
2. Stödja verksamhet
3. Bedriva utbildning
4. Bedriva forskning
5. Samverka, informera och nyttiggöra externt

Under varje verksamhetsområde listas de processer som sker inom området, till exempel att tillsätta anställning, hantera tillgodoräknanden eller planera och administrera forskning. En process kan i sin tur vara indelad i flera underprocesser. Varje process har en sifferbeteckning som visar hur de förhåller sig till varandra. Processer kallas även för ärendetyper i diarieföringssystemet W3D3. 

Under varje process listas aktiviteter, det vill säga vad man brukar göra under processens gång. Varje aktivitet leder fram till att en viss sorts handling skapas, en handlingstyp. Övriga kolumner i planen ger detaljerad information om hur varje handlingstyp ska hanteras.