Checklista för att göra nyhetsbrev

Ibland finns en övertro på att kommunicera med nyhetsbrev. Visst kan det kännas effektivt att skicka i väg ett välfyllt e-postmeddelande till många människor. Men många gånger behövs fler, och ibland andra, kommunikationsinsatser för att nå fram. Fundera gärna igenom detta innan du startar upp ett nyhetsbrev. Med rätt förutsättningar och ett väl bearbetat material, kan nyhetsbrev vara en bra informationskanal.

Tipsen nedan passar för enkla nyhetsbrev med syfte att informera.

Tänk till före!

Vem vill du nå?

Målgruppen bör ha ett definierat och avgränsat informationsbehov. De ska helst också vilja bli informerade inom ett visst område. Testa gärna idén på några tilltänkta personer först.

Vad vill du uppnå? Vad blir vinsten för läsarna?

Oavsett vilken, tänk på att ett bra nyhetsbrev inte bara staplar information. Du som skriver nyhetsbrevet får gärna göra jobbet åt läsaren genom att verkligen förstå innehållet och sammanfatta det viktigaste.

Prioritera, sålla och filtrera

Värt att komma ihåg är att nyhetsbrev är envägskommunikation. Vill du skapa förståelse, engagemang och interaktion kan andra grepp behövas. Är informationen komplex och behöver processas för att tillgodogöras kan andra typer av kommunikationskanaler också behövas.

Tydliggör nyhetsbrevets syfte och innehåll

”Kortfattad beskrivning av nyhetsbrevet”. Skriv ihop några förklarande rader så att läsaren snabbt kan förstå vad nyhetsbrevet går ut på. Till exempel: ”Nyhetsbrevet xx rapporterar om xx / vad som är på gång inom xx / projektet xx / som kan vara intressant för dig som jobbar på xx. Det skickas ut av xx var x:e vecka. Kontakta gärna redaktören om du vill bidra med material”. Denna beskrivning kan med fördel placeras i slutet av nyhetsbrevet.

Layout och disposition

Skriv kort och enkelt!

Det ska gå snabbt att läsa ett nyhetsbrev och att få en överblick av innehållet. Få läser allt i ett nyhetsbrev. Blicken ska snabbt kunna fara över skärmen för att avgöra vad som är av intresse och i så fall göra en djupdykning just där. Några tips på struktur:

Kategorisera ditt innehåll, kategorisering kan vara ett bra sätt att vägleda de som vill läsa valda delar och inte hela. Till exempel nytt från fakultetsledningen, anslag/stipendier etc.

Beskrivande rubriker. Antingen ovanför varje stycke och/eller övergripande ämnesrubriker före flera stycken. Rubriken ska gå direkt på kärnan vad texten handlar om. En möjlighet är att lista rubrikerna i inledningen, som ett index.

Korta stycken som sammanfattar innehållet, inte mer än tre till fyra rader. Länka vidare om det behövs fördjupning, använd tillgängliga, beskrivande länkar. ”Lär dig mer om xx på xx fakultetens webbplats”.

Bra bilder drar till sig blickarna. Bilder kan också komplettera texten, till exempel visa hur en nyanställd ser ut.

Formulera e-postmeddelandets ämnesrad så att det tydligt framgår vem det är från och om vad. Det är viktigt att läsaren direkt fattar vilket nyhetsbrev det är. Det är inte fel att få plats med ett tillägg som lockar till läsning för det aktuella numret. 

Avsändare: Den som ligger bakom nyhetsbrevet kan med fördel stå här, hellre då rollen än personnamn (”prefekt snarare än Namn Namnsson”).

Följ Lunds universitets grafiska profil

Vill du formge nyhetsbrevet annat än som ett vanligt e-postmeddelande ska du följa Lunds universitets grafiska profil.

Behöver du hjälp med att göra en mall för ditt nyhetsbrev? Kontakta någon av LU:s upphandlade kommunikationsbyråer eller, om du använder ett externt system, din leverantör för nyhetsbrev. Kontakta gärna någon av kontaktpersonerna i länken ovan eller mejla grafiskprofil [at] kommunikation [dot] lu [dot] se (grafiskprofil[at]kommunikation[dot]lu[dot]se) för råd och frågor om grafiska profilen.

Utvärdera nyhetsbrevet

Utvärdera gärna ditt nyhetsbrev löpande. Både genom att kolla statistiken (om du har tillgång till en sådan) och genom att stämma av med ett antal läsare.

E-post eller nyhetsbrevsverktyg?

Ibland är ett nyhetsbrev bara ett vanligt e-postmeddelande. Utskick kan också göras via ett särskilt nyhetsbrevsverktyg. En fördel med ett verktyg, om de är lättjobbade, är framförallt att det går att få statistik på hur många som öppnar nyhetsbrevet och klickar på länkar och att det går att lägga ut en avregistreringslänk (opt-out). Vidare kan det vara lättare att hantera stora listor då systemet kan hjälpa till att sortera bort när adresser studsar eller är inaktiva på annat vis.

Önskar man en grafisk mall, kan det underlätta att jobba i ett system. 

Se listan över interna universitetsgemensamma nyhetsbrev på Medarbetarwebben. Där kan du också se kontaktuppgifter för respektive nyhetsbrev.

Lunds universitet har ingen gemensam upphandlad leverantör för nyhetsbrev än. Men upphandling för ett universitetsgemensamt verktyg kommer påbörjas under våren 2025. För frågor om upphandlingen, kontakta cecilia [dot] axwinge [at] isk [dot] lu [dot] se (Cecilia Axwinge.) Annars kontakta avdelningen Inköp och upphandling via inkop [at] eken [dot] lu [dot] se.

För frågor om e-post, kontakta LDC, +4646 222 90 00, servicedesk [at] lu [dot] se (servicedesk[at]lu[dot]se).