Obligatorisk e-faktura

Hur påverkas Lunds universitet?

Lunds universitet klarar sedan tidigare av både att skicka och ta emot e-fakturor, och vid centrala upphandlingar ställer vi sedan lång tid tillbaka krav på både e-handel och e-fakturering. Hänvisning till kravet på e-faktura måste nu göras i alla upphandlingar, och av alla medarbetare vid universitetet som gör inköp. Även vid till exempel köp i butik med rekvisition. En pdf-faktura räknas inte som e-faktura.

Vad ska jag som beställare tänka på?

Vid köp/anskaffning: Informera alltid din leverantör om kravet på e-faktura. Hänvisa dem till denna webbplats där de hittar alla uppgifter för att fakturera Lunds universitet:

• På svenska: lu.se/leverantör
• Sidan finns även på engelska: lunduniversity.lu.se/supplier

Vid beställningar som görs i Lupin/Proceedo medföljer information om hur leverantören ska fakturera oss.

Vid beställningar utanför Lupin/Proceedo ska du uppge att fakturan ska ställas till:

Lunds universitet, Box 188, 221 00 Lund, men poängtera att fakturan ska skickas elektroniskt.

Meddela leverantören att ditt för- och efternamn ska anges som referens på fakturan.

Stöd och mallar, inklusive krav på e-faktura, vid upphandling hittar du här:

• Allmänt stöd och vägledning
• Checklistor och mallar för direktupphandling
• Checklistor och mallar för annonspliktig upphandling under tröskelvärdet

E-fakturastandarden som förordas i lagen är gemensam europeisk standard, vilket gör att det finns goda förutsättningar för att även många utländska leverantörer ska kunna skicka e-faktura.

Lagen gäller alla inköp av varor och tjänster, till exempel kontorsmaterial, kemikalier, konferensavgifter och utbildningstjänster, det är därför väldigt få fall där det inte krävs e-faktura. Exempel på sådana fall är icke upphandlingsbara avgifter såsom Polisens ansökningsavgift för tillstånd eller intrångsersättningar.

Lagen gäller inte retroaktivt. Om leverantören har tecknat avtal med oss före 1 april 2019 och om det i avtalet inte fanns krav på e-faktura kan leverantören avseende leveranser under det avtalet fortsätta att skicka fakturor på samma sätt som tidigare. Vi ser dock gärna att de ändå börjar skicka e-faktura eftersom både de och vi tjänar på det.

Frågor och svar

Vad händer om en leverantör skickar pappersfaktura?

Svar: Fakturan i sig är en inkommen handling och måste bevaras enligt gällande regler. Även om utfärdandet av pappersfaktura är fel så kan vi som offentlig organisation vare sig skicka tillbaka den eller låta bli att betala den, så vi måste hantera och betala fakturan. Om du får en pappersfaktura skickad direkt till dig – gör så här:

1. Skicka fakturan till Lunds universitet, Box 188, 221 00 Lund eller för att spara resurser och porto lägg pappersfakturan i ett internkuvert adresserat till "Fakturaskanningen, Box 188".
2. Kontakta leverantören och informera om lagkravet för framtiden – hänvisa till lu.se/leverantör (engelska: lunduniversity.lu.se/supplier)
   Obs! Du kan hoppa över steg 2 om du med säkerhet vet att detta är enda gången som leverantören kommer att fakturera Lunds universitet. I så fall skickar du bara in fakturan till LU:s fakturaadress.

Om leverantörer som borde skicka e-fakturor fortsätter att skicka pappersfakturor så har vi enligt lag rätt att som en sista åtgärd begära vite.

Vad ska jag säga till en leverantör som säger att de inte kan skicka e-faktura?

Svar: Hänvisa till lu.se/leverantör (engelska: lunduniversity.lu.se/supplier).

Om leverantören ändå inte har möjlighet att skicka e-faktura, till exempel om det är en utländsk leverantör, kan du berätta att vi inte kommer att neka fakturan om de skickar en pappersfaktura men att de skyndsamt ska se till att få en lösning på plats så att de kan följa lagen. Det finns till exempel möjligheter att snabbt och enkelt fakturera via fakturaportal, både svensk- och engelskspråkigt, men en sådan lösning fungerar bäst för organisationer som ställer ut få fakturor. När det gäller större leverantörer, särskilt utländska, så får vi räkna med att det kan ta lite tid innan de har en e-faktureringslösning på plats. Vi ska dock inte uttrycka det som att det är okej att leverantören inte skickar e-faktura eftersom vi inte ska uppmuntra till att bryta mot lagen!

Tänk även på att lagen inte gäller retroaktivt och att det kan finnas avtal från före 1 april 2019 där krav på e-faktura inte ställdes. I dessa fall är det okej att leverantören inte skickar e-faktura, men vi kan alltid påtala att vi ändå gärna ser att de börjar e-fakturera. För alla nya affärer de gör med offentlig förvaltning så gäller kravet på e-faktura, och de har själva mycket att vinna på att gå över till e-fakturering så snart som möjligt.

Vad ska jag göra om en leverantör mejlar en pdf-faktura?

Svar: Meddela leverantören att det nu är lag på att skicka e-faktura till offentlig sektor och att Lunds universitet inte tar emot fakturor i PDF-format då detta inte är ett godkänt elektroniskt format.

Hänvisa till lu.se/leverantör (engelska: lunduniversity.lu.se/supplier) för information om hur de ska göra för att leva upp till det kravet, helst direkt men annars till nästa faktureringstillfälle. I det senare fallet får du skriva ut den aktuella fakturan och skicka den till Lunds universitet, Box 188, 221 00 Lund eller för att spara resurser och porto lägg den i ett internkuvert adresserat till "Fakturaskanningen, Box 188". Se även svaret på föregående fråga. Och kom ihåg att du alltid redan vid upphandling ska uppmärksamma leverantören på e-fakturakravet.