Tips och råd för ditt e-postande

Generella tips

• Skicka hellre ett e-postmeddelande per ärende än flera ärenden i ett e-postmeddelande.
• Undvik onödiga e-postmeddelanden. Tänk efter innan du använder svara alla.
• Använd gärna "autosvar" när du är borta från datorn en längre tid. Hänvisa till kollega om möjligt.
• Återanvänd gärna standardiserade svar som mallar för återkommande e-post.
• När mottagaren är extern, informera om hur Lunds universitet behandlar personuppgifter, se exempel.

E-postutskick

Mottagare

• Tänk noga igenom VEM som ska få informationen.
• Undvik att skicka till fler mottagare än de som är berörda. Men om det är en pågående konversation där motparten cc:at fler så är ofta tanken att dessa är berörda.
• Skriv överst i meddelandet vem det är riktat till och vilka som får det med cc, till exempel: ”Till alla ansvariga för ekonomifrågor..."

Innehåll

• VAD. Beskriv ditt ärende i ämnesraden, det gör det lätt att söka.
• VARFÖR. Ange syftet med e-postmeddelandet redan i ämnesraden, till exempel ”för kännedom” ”för spridning” eller ”för åtgärd”, om relevant.
• NÄR. Finns en deadline, skriv ut det tydligt gärna i ämnesraden.
• Skriv begripligt! Använd inte krångliga och byråkratiska begrepp.
• Specificera vad som förväntas av mottagaren, till exempel "Varje enhet ska återkomma med svar på …’
• Använd gärna punktlista om det är flera frågor som tas upp.
• Vid hänvisning till mer information eller anmälan, använd alltid en klickbar länk. Då slipper mottagaren lägga tid på att söka upp detta själv.
• Om du har en bifogad fil skriv ut det i texten.
• Var sparsam med utropstecken och stora bokstäver. Använd god ton.
• Avsluta med en signatur enligt LU:s rekommendation.

Vidarebefordran av information

• Rensa e-postmeddelandet på oväsentlig information, tidigare konversationer och mottagare etc.
• Lyft det som är relevant för mottagaren. Tydliggör varför mottagaren får informationen.
• Om du vill att informationen ska spridas, förbered en färdig text för spridning som är lätt att använda rakt av, gärna både på svenska och engelska.

Tänk på!

• Att inte skicka känslig information via universitetets e-postsystem. Läs mer om GDPR för e-post
• Att undvika att e-posta sådant som ingen annan än mottagaren ska läsa.
• Att bara använda universitetets e-postkonto för arbetsrelaterad e-post (se nedan). Använd privata e-postkonton för privat e-post. 

Allmän handling och arkivering

Tänk på att e-postmeddelanden som du skickar (och tar emot) kan vara en allmän handling. Vilka e-postmeddelanden som är allmänna handlingar bestäms dels av innehållet, dels av vem som är avsändare eller mottagare. 

Dokumenthanteringsplanen (PDF, 4,4 MB, ny flik).