Förvaltningsrätt och högskolerätt

Vid osäkerhet kring tolkning av delar av förvaltningslagen, kontakta gärna avdelningen Juridik vid sektionen Juridik och dokumenthantering. Vi erbjuder också internutbildning på området till verksamheten – välkommen med förfrågan.

Viktiga delar av förvaltningslagen

- Klicka dig vidare på respektive länk nedan för att läsa mer om några av de viktigare bestämmelserna i förvaltningslagen. Länkarna öppnas i samma fönster.

• Grundläggande principer
• Lagens tillämplighet
• Partsinsyn
• Jäv
• Krav på snabb handläggning
• Skyldighet att använda tolk och att översätta handlingar
• Hur ärenden inleds
• Utredningsansvar
• Kommunikation
• Myndighetens beslut
• Överklagande

På Sveriges riksdags webbplats, riksdagen.se, hittar du Förvaltningslagen; se Förvaltningslagen (2017:900) (öppnas i samma fönster). På Regeringskansliets webbplats, data.riksdagen.se, kan du läsa propositionen till förvaltningslagen, om du till exempel söker en förklaring till varför en ändring införts.

Se Regeringens proposition 2016/17:180 - En modern och rättssäker förvaltning (öppnas i samma fönster).

Grundläggande principer

I lagen fastslås vissa allmänna och grundläggande förvaltningsrättsliga principer (legalitet, objektivitet och proportionalitet).

Den första, det vill säga den om legalitet, innebär att en myndighet bara får vidta sådana åtgärder som myndigheten har stöd för i någon författning.

Objektivitetsprincipen betyder att en myndighet ska vara saklig och opartisk i sin verksamhet, det vill säga att myndigheten inte får låta sig påverkas av en önskan att gynna eller missgynna vissa intressen. 

Med krav på proportionalitet avses att en myndighet aldrig får ta till en åtgärd som är mer ingripande än vad som faktiskt behövs, det vill säga det måste finnas en balans mellan mål och medel.

Lagens tillämplighet

Reglerna i förvaltningslagen gäller som huvudregel vid all ärendehandläggning vid en myndighet. Undantag för vissa ärendetyper finns dels i förvaltningslagen, dels i speciallagstiftning (för universitets del främst i högskolelag och högskoleförordning). I förvaltningslagen föreskrivs en lägsta nivå för myndigheters handläggning av ärenden. Strängare regler kan finnas i annan lag eller förordning. Annan lagstiftning har företräde framför förvaltningslagen.

Partsinsyn

Bestämmelsen om rätt till partsinsyn innebär att en part i ett ärende har rätt att ta del av allt material som tillförts ärendet, och detta oavsett typ av ärende. (Visst undantag görs för sekretessbelagt material.) Som exempel kan nämnas ett betygsärende där examinator får in underlag från studentens handledare på en praktikplats. Studenten behöver inte underrättas om underlaget och ges möjlighet att yttra sig över det, eftersom betygsärenden är undantagna från kommunikationsskyldigheten i förvaltningslagen (se mer nedan under kommunikation). Om studenten begär det har studenten däremot rätt att få ta del av underlaget. Detta följer av bestämmelser om partsinsyn.

Jäv

Allmänhetens tilltro till myndigheter är viktig och det framgår uttryckligen i förvaltningslagen att en myndighet ska vara saklig och opartisk i sin verksamhet. Det finns därför också regler som säger att den som är jävig inte får ta del i handläggningen av ett ärende på ett sätt som kan påverka myndighetens beslut och inte heller närvara när ärendet avgörs. Jäv föreligger om det finns någon omständighet som kan rubba förtroendet för handläggarens opartiskhet.

Ett antal sådana omständigheter är angivna i lagen. Dessa är att handläggaren eller någon närstående är part i ärendet eller på annat sätt kan antas bli påverkad av beslutet i en inte oväsentlig utsträckning, att handläggaren eller någon närstående är ställföreträdare eller ombud för en part i ärendet eller för någon som kan antas bli påverkad av beslutet i en inte oväsentlig utsträckning, att handläggaren redan medverkat i handläggningen av ett ärende hos en annan myndighet och därför redan tagit ställning till frågor som myndigheten ska överpröva. Men det kan också finnas andra omständigheter som gör att handläggarens opartiskhet kan ifrågasättas. Som exempel brukar anges att handläggaren är uppenbar vän eller ovän med en part i ärendet, eller att handläggaren är engagerad i saken på ett sådant sätt att misstanke lätt kan uppkomma om att det brister i förutsättningarna för en opartisk bedömning. 

Med handläggare menas i detta sammanhang även beslutsfattare eller andra som deltar i handläggningen av ett ärende på ett sätt som kan påverka myndighetens beslut. Bedömning görs av agerandet i det enskilda ärendet. Den som känner till en omständighet som kan göra honom eller henne jävig ska omedelbart anmäla detta till myndigheten. Den som är jävig kan då lämna handläggningen eller bytas ut mot någon annan om det behövs. I annat fall ska myndigheten så snart som möjligt fatta beslut i frågan. Ett sådant beslut kan fattas av det organ som fattar beslut i ärendet där frågan om jäv uppkommit, eller av en funktion på samma eller överordnad nivå som den som jävet gäller.  

Krav på snabb handläggning

Enligt förvaltningslagen ska ett ärende handläggas så enkelt, snabbt och billigt/kostnadseffektivt som möjligt utan att rättssäkerheten eftersätts. Lagen medger också att en enskild person som har inlett ett ärende kan begära att myndigheten ska avgöra ärendet om detta inte har avgjorts i första instans efter sex månader. En sådan begäran ska göras skriftligen. Myndigheten har då fyra veckor från den dag då begäran kom in på sig att antingen avgöra ärendet eller i ett särskilt beslut avslå begäran. Ett sådant avslag kan sedan i sin tur överklagas av parten till den överinstans som har att pröva ett överklagande av beslutsmyndighetens avgörande i sak (för beslut fattade av universitetet är det oftast Överklagandenämnden för högskolan, ÖNH). 

Skyldighet att använda tolk och att översätta handlingar

Enligt förvaltningslagen föreligger en skyldighet att använda tolk och att översätta handlingar om det behövs för att en enskild som inte behärskar svenska ska kunna tillvarata sin rätt. Mer konkret vad det betyder i olika ärendetyper, exempelvis anställningsärenden och ärenden om tillgodoräknande, är för närvarande oklart och vägledning får komma i form av framtida avgöranden. Detsamma gäller om myndigheten har kontakt med någon som har en funktionsnedsättning som allvarligt begränsar förmågan att se, höra eller tala.

Hur ärenden inleds

I förvaltningslagen finns uttryckliga bestämmelser om hur ett ärende inleds. Enligt lagen kan en enskild person inleda ett ärende hos en myndighet genom en ansökan, anmälan eller annan framställning. Framställningen ska innehålla uppgifter om den enskilde personens identitet och den information som behövs för att myndigheten ska kunna komma i kontakt med personen ifråga. Vidare ska det framgå vad ärendet gäller och vad den enskilde personen vill att myndigheten ska göra. Som huvudregel ska även anges vilka omständigheter som ligger till grund för den enskilde personens begäran. Om en framställning är ofullständig eller oklar ska myndigheten i första hand hjälpa den enskilde personen till rätta. Om det trots det finns brist kvar i framställningen och bristen gör att myndigheten inte kan göra en prövning i sak, får myndigheten besluta att förelägga den enskilde personen att rätta till bristen. I ett sådant föreläggande ska myndigheten ange att följden om bristen inte avhjälps kan bli att framställningen inte tas upp till prövning.

Utredningsansvar

I förvaltningslagen regleras uttryckligen myndigheters utredningsansvar. Regeln är utformad så att kraven på hur omfattande utredningsåtgärder som myndigheten måste vidta varierar beroende på vilken karaktär det aktuella ärendet har. I förvaltningslagen finns också en regel om att en enskild part som själv har inlett ett ärende är skyldig att aktivt medverka i och bidra till utredningen. Vidare gäller enligt lagen att om myndigheten bedömer att det finns brister i det som parten har gett in i ärendet ska myndigheten genom frågor och påpekanden uppmana parten att rätta till det som är oklart.

Kommunikation

Enligt förvaltningslagen gäller att en myndighet innan den fattar beslut i ett ärende ska, om det inte är uppenbart obehövligt, underrätta den som är part om allt material av betydelse för beslutet. Parten ska även ges tillfälle att inom en bestämd tid yttra sig över materialet. Det finns vissa undantag från skyldigheten att kommunicera material i ett ärende. Om ärendet exempelvis gäller anställning av någon behöver kommunikation inte ske. Inte heller i ärenden om antagning och betygssättning behöver kommunikation av material ske med parten. Undantag avseende dessa två typer av ärenden finns i högskoleförordningen.

Myndighetens beslut

Motivering av beslut
Enligt förvaltningslagen har en myndighet en skyldighet att motivera sina beslut. Skyldigheten omfattar samtliga beslut som kan antas påverka någons situation på ett inte obetydligt sätt. I beslut ska det anges vilket författningsstöd det grundar sig på. Myndigheten ska även redogöra för de omständigheter som varit avgörande för utgången i ärendet, på ett sätt som är begripligt för den enskilde personen. En motivering behövs dock inte om det är uppenbart obehövligt. Med detta menas att det vid en objektiv bedömning framstår som självklart att en motivering inte behövs. Det skulle exempelvis kunna vara ett beslut som helt går en sökandes väg.

Det finns vissa undantag från motiveringsskyldigheten. Om det handlar om ett beslut som gäller till exempel anställning får en motivering utelämnas. Samma sak gäller beslut om antagning och betygsättning. Undantagen för antagnings- och betygsbeslut finns i högskoleförordningen.

Underrättelse om beslut
En myndighet som meddelar ett beslut i ett ärende ska så snart som möjligt underrätta den som är part i ärendet om det fullständiga innehållet i beslutet (om det inte är uppenbart obehövligt). 

Rättelse och ändring av beslut
En myndighets beslut behöver ibland ändras. Det kan bero på att ett fel uppkommit på grund av ett misstag eller förbiseende. Det kan också bero på att det kommit fram nya omständigheter som inneburit att beslutet hade blivit ett annat om omständigheterna varit kända från början. Det kan också inträffa omständigheter efter beslutet som medför att det framstår som olämpligt eller felaktigt.

Ett beslut kan alltid kan rättas innan det har expedierats eller på annat sätt gjorts tillgängligt för utomstående. Däremot kan ett beslut, efter att beslutet expedierats eller tillgängliggjorts endast under vissa förutsättningar rättas eller ändras enligt förvaltningslagen.

Rättelse avser korrigeringar som inte innebär någon ändring i sak. Rättelse kan göras av beslut som innehåller en uppenbar felaktighet till följd av skrivfel, räknefel eller liknande förbiseende. Rättelse bör göras om det har någon praktisk betydelse för en part i ärendet.

Ändring avser andra slags korrigeringar. Ändring får göras om myndigheten anser att ett beslut är felaktigt på grund av att det har tillkommit nya omständigheter eller av någon annan anledning. Om beslutet är gynnande för en enskild part (ger enskilda rätt till en förmån av något slag, till exempel beslut om betyg), får det ändras till den enskilde personens nackdel bara:

• om det framgår av beslutet att det under vissa förutsättningar får återkallas (exempelvis ställa in kurs endast om det anges att kursen kan ställas in om antalet anmälda understiger ett visst antal);
•  om tvingande säkerhetsskäl kräver att beslutet ändras omedelbart (till exempel hänsyn till människors eller djurs liv och hälsa, omsorg om egendom); eller
• om felaktigheten beror på att parten har lämnat oriktiga eller vilseledande uppgifter.

Ändring ska göras om myndigheten anser att ett beslut är uppenbart felaktigt i något väsentligt hänseende. Med detta avses att det har tillkommit nya omständigheter eller av någon annan anledning, och beslutet kan ändras snabbt och enkelt utan att det blir till nackdel för någon enskild part. 

I andra fall får beslut som kan överklagas ändras av en högre instans efter överklagande.

Myndigheten ska som huvudregel kommunicera med den som är part i ett ärende innan en rättelse eller en ändring av beslut görs. På samma sätt som gäller för underrättelse om beslut i normala fall ska part underrättas om ett rättat eller ändrat beslut.

Överklagande

I förvaltningslagen återfinns en allmän bestämmelse avseende vilka slags beslut som får överklagas. Ett beslut får överklagas om beslutet kan antas påverka någons situation på ett inte obetydligt sätt. Bestämmelsen formuleras relativt öppet, utan någon exemplifierande uppräkning av sätt på vilka som beslut kan tänkas påverka. Det betyder att även beslut om råd, anvisningar, rekommendationer och liknande därmed blir överklagbara. Detta alltså om beslutet har fått eller kan antas få faktiska konsekvenser för någons situation. Dock ska det vara frågan om påverkan av någorlunda kvalificerat slag.

Observera att även om vi som beslutsmyndighet ändrar det överklagade beslutet i enlighet med partens överklagande, så ska vi skicka över överklagandeskrivelsen och det ändrade beslutet till överinstansen. En annan bestämmelse i förvaltningslagen är att om en part överklagar ett beslut och myndigheten beslutar att ändra beslutet så ska det nya beslutet överlämnas till överinstansen tillsammans med överklagandet. Detta gäller alltså oavsett om myndigheten beslutar sig för att ändra beslutet helt i enlighet med hur parten önskar. Det skiljer sig från tidigare reglering som sade att om myndigheten ändrar beslutet i enlighet med klagandens begäran så förfaller överklagandet.