Reskostnadsersättning, traktamente och kostförmån

Innehåll på sidan:

• Rätt till resekostnadsersättning och traktamente
• Användbar information på Skatteverkets webbplats
• Resekostnadsersättning (transport, logi och visum)
• Traktamente
• Vistelse i flera länder under samma dag
• Måltidsavdrag
• Kostförmån
• Arbetstid under tjänsteresa

Rätt till resekostnadsersättning och traktamente

Vid inrikes och utrikes tjänsteresa och förrättning har du rätt till resekostnadsersättning och traktamente. Ersättningen får du via den reseräkning som du alltid ska skriva efter avslutad tjänsteresa. 

Reseräkningen gör du i Primula Res.

Användbar information på Skatteverkets webbplats

• Läs om skattefria/skattepliktiga resor på Skatteverkets webbplats
• Läs om tjänsteresa och tjänsteställe på Skatteverkets webbplats
• Fritt logi vid tjänsteresa inom den vanliga verksamhetsorten, rättslig vägledning (Skatteverket)

Resekostnadsersättning

Transport

Om du har behövt köra med egen bil vid resa i tjänsten kan du få resekostnadsersättning i form av milersättning.

Du får också ersättning för utlägg av andra transporter vid tjänsteresan, som till exempel lokalbuss eller taxi som inte gick att boka i förväg via resebyrån.

• Läs mer om milersättning på Skatteverkets webbplats

Logi

Enligt Skatteverket är det alltid merkostnaden som anses som privat kostnad avseende logi vid medföljande make/sambo/familj etc, dock minst 25 procent av logikostnaden. Är merkostnaden större än 25 procent är det därför det större beloppet som antingen redovisas som förmån (i de fall arbetsgivaren betalar fakturan) eller som den anställde ska stå för själv.

Arbetsgivaren kan ersätta den anställde med maximalt 75 procent av logikostnaden vid medföljande make/sambo/familj etc men beroende på merkostnaden det kan alltså också bli fråga om ett lägre belopp.

• Läs om vad som gäller för medföljande make, på Skatteverkets webbplats

Läs mer om exempelvis ersättning för logi och vid tillfällen då logikostnader inte kan styrkas, under rubrikerna Logi i Skatteverkets skrift nedan. 

• Traktamenten och andra kostnadsersättningar (SKV 354 utgåva 34) (skatteverket.se)

Visum

Kostnad för visum kan ersättas och utgöra en skattefri förmån för den anställda, förutsatt att visumkostnaden är direkt kopplad till en tjänsteresa som görs på uppdrag av arbetsgivaren och det går att styrka att så är fallet – exempelvis genom att visumet avser tiden för tjänsteresan, att det handlar om ett arbetsvisum eller andra liknande förhållanden. 

Mer information finns på Skatteverkets hemsida:

Förmåner vid tjänsteresor | Rättslig vägledning | Skatteverket

Ersättning för skattefria visumkostnader kopplade till tjänsteresa, som uppfyller Skatteverkets krav enligt ovan, sker via reseräkningsformuläret i Primula.

• Om du söker ersättning för visumkostnad innan din resa väljer du i Primula Resor/utlägg, LU Enbart utlägg/Milersättning, Typ av utlägg – Resa visumkostnader.
• Om du söker ersättning i samband med din reseräkning efter avslutad resa väljer du i Primula Resor/utlägg, LU Rese utrikes, Typ av utlägg – Resa visumkostnader.

Kostnader för andra typer av visum, som inte är kopplade till en tjänsteresa, anses av Skatteverket vara en privat levnadskostnad och ska därför förmånsbeskattas. Sådana privata kostnader ersätts inte av Lunds universitet.

Traktamente

Vid tjänsteresa som medför övernattning utom bostaden får du även ersättning för ökade levnadskostnader (logi, måltider och småutgifter), så kallat traktamente.

Storleken på traktamentet är olika, beroende på bland annat om resan varat en eller flera dagar.

• Läs mer om traktamente på Skatteverkets webbplats
• Läs mer om utlandstraktamenten 2024 på Skatteverkets webbplats

Vistelse i flera länder under samma dag

Om du vid tjänsteresa vistas i flera länder utgår traktamente med belopp för det land där längst del har tillbringats under tiden kl. 06.00–24.00.

Om du vistas största delen av tiden för tjänsteresan i Sverige under avrese- eller hemkomstdagen utgår svenskt traktamente.

När det gäller att avgöra i vilket land du har vistats den längsta delen av en dag ska tiden för följande delar av en internationell resa inte räknas:

• tiden för resa med båt eller flygplan från hamnen eller flygplatsen i ett land till hamnen eller flygplatsen i ett annat land
• tiden för mellanlandning för tankning eller liknande.

Däremot ska tiden för förflyttningar och väntetider räknas med i vistelsetiden i ett land. Det kan t.ex. bli aktuellt vid byte till inrikesflyg inom destinationslandet. Vistelsetiden i destinationslandet räknas från den tidpunkt den anställda anländer till landet.

Mer information och exempel hittar du i Skatteverkets skrift:

Traktamenten och andra kostnadsersättningar (SKV 354 utgåva 34) (skatteverket.se)

Måltidsavdrag

Om du får fria måltider under tjänsteresa ska traktamentet minskas (måltidsavdrag).

Undantag

Fri kost på allmänna transportmedel om kosten obligatoriskt ingår i priset för resan.

Kostförmån

Fria måltider under tjänsteresa är i regel en skattepliktig förmån oavsett om det är Lunds universitet eller någon annan som betalar. Det räcker att förmånen har sin grund i anställningen.

Undantag

• Fri kost på allmänna transportmedel om kosten obligatoriskt ingår i priset för resan. 
• Fri frukost på hotell då frukosten obligatoriskt ingår i priset för övernattningen. 
• Fri kost vid extern och intern representation.

Läs mer om olika exempel gällande kostförmån i representationslathunden på sidan om representation. 

Arbetstid under tjänsteresa

Anställda med flextid: 

• Normtidsmåttet gäller, det vill säga vanligtvis 8 timmar för varje helgfri måndag till fredag. 
• Restid utanför normtiden får inte tillgodoräknas som arbetstid. 
• Arbetstid på förrättningsstället utöver normtiden får normalt tillgodoräknas. En förutsättning är att du och din chef är överens om att denna tid ska betraktas som arbetstid.