Information till registrerade

När Lunds universitet hanterar personuppgifter behöver vi informera den registrerade om hanteringen oavsett vilken rättslig grund som föreligger. Med registrerad menas den person vars personuppgifter som hanteras. Detta hanteras i första hand genom en generell information som lämnas från universitetet till den registrerade i samband med beslut om anställning respektive antagning av student.

Om en specifik personuppgiftsbehandling inte omfattas av denna information eller behandlingen gäller någon annan som inte är anställd eller student behöver vi informera särskilt innan vi påbörjar behandlingen.  Till din hjälp finns det checklistor som innehåller den information du är skyldig att ge den registrerade.

Checklister som stöd för att ge information 

Vem är checklistorna till för?

Följande checklistor riktar sig till anställda och studenter vid Lunds universitet som samlar in och behandlar personuppgifter.

Checklista A är avsedd att användas när personuppgifter samlas in direkt från den registrerade:

Checklista A (PDF, 33 kB)

Checklista B är avsedd att användas när personuppgifter samlas in från annan källa än den registrerade:

Checklista B (PDF, 33 kB)

Vad är checklistorna till för?

Checklistorna är till för att säkerställa att Lunds universitet följer gällande lagstiftning. De innehåller de punkter som universitetet enligt dataskyddsförordningens artikel 13 och 14 är skyldig att informera den registrerade om.

Hur ska du använda checklistorna?

Använd checklistorna som stöd för att sammanställa information till registrerade om att Lunds universitet hanterar deras personuppgifter. Tänk på att:

• Informationen ska tillhandahållas den registrerade:
  - När personuppgifter samlas in direkt från den registrerade - innan eller senast vid insamlingen av personuppgifter.  
  - När personuppgifter samlas in från en annan källa - inom en rimlig tidsperiod, senast en månad, efter att personuppgifterna erhållits (huvudregel).
• Registrerade ska informeras oavsett rättslig grund för hanteringen av personuppgifter
• Informationen ska ges skriftligen till den registrerade om inte den registrerade begär att få den muntligen.

Exempel på registrerade som Lunds universitet är skyldig att informera:

• Externa prenumeranter av utskick (nyhetsbrev, infobrev och dylikt)
• Externa deltagare vid evenemang till vilka man behöver anmäla sig med namn och till exempel uppge matallergier.
• Sökande till tjänster som utlyses av Lunds universitet
• Externa samarbetspartners (inbjudna gästföreläsare)
• Presumtiva studenter (till exempel informationsutskick om Lunds universitet)
• Mottagare av externt ställda fakturor
• Stipendiemottagare