E-underskrifter
Lunds universitet strävar efter att skapa ändamålsenliga, smidiga och effektiva lösningar i det administrativa arbetet. Ett sätt att uppnå detta kan vara att använda sig av elektroniska underskrifter (e-underskrifter).
Valet av e-underskrift bör styras av om det förenklar och är ändamålsenligt.
Användningen av e-underskrift inom Lunds universitet minskar mängden pappersutskrifter och effektiviserar underskriftsprocessen, särskilt när många inom skilda delar av organisationen ska skriva under samma dokument.
Generellt sett efterfrågas underskrift inom universitetet i högre utsträckning än nödvändigt. Överväg om underskrift överhuvudtaget behövs eller kan ersättas med annan lösning. Ändra rutiner och blanketter vid behov. Observera att om ett undertecknande tas bort kan fortfarande diarieföring eller bevarande i annat system krävas. Använd dokumenthanteringsplanen för att ta reda på vad som gäller för det aktuella dokumentet.
Innehåll på sidan
- Information om e-underskrifter
- Information om eduSign
- Vanliga frågor om eduSign
- Andra e-underskriftstjänster
Information om e-underskrifter
Viktigt att tänka på vid e-underskrift
Rätten att underteckna för Lunds universitet ges genom delegation och/eller mandat att fatta beslut. Vem som har mandat att fatta beslut i olika frågor fastställs av rektor i delegationsordningen, samt i olika beslut som vidaredelegerar befogenheter på olika nivåer.
Ett färdigställt och e-undertecknat dokument ska omgående diarieföras. Detta skyddar dokumentet och säkerställer dokumentets äkthet och tillförlitlighet över tid. Se mer detaljerade anvisningar kring olika handlingstyper i Lunds universitets dokumenthanteringsplan.
Läs mer om diarieföring vid Lunds universitet.
Validering av e-underskrift
När du tar emot ett e-undertecknat dokument från någon som inte är anställd vid Lunds universitet behöver du undersöka följande saker för att validera det:
- Att dokumentet inte har förändrats sedan det skrevs under.
- Vem som har skrivit under dokumentet.
- Att den elektroniska underskriften går att lita på.
Validering kan ske genom en valideringstjänst.
Behöver du hjälp?
Avdelningen Dokumenthantering ger stöd gällande frågor om e-underskrifter. Frågor tas emot via registrator [at] lu [dot] se. Vid behov slussas frågor av teknisk karaktär vidare till sektionen IT och vid behov av juridiska bedömningar inhämtas dessa från avdelningen Juridik.
Information om eduSign
eduSign - för e-underskrift internt och mellan svenska lärosäten
Lunds univeristet har ett avtal med Sunet för användning av e-underskriftstjänsten eduSign. eduSign följer DIGG:s (Myndigheten för digital förvaltning) ramverk för e-underskrifter för statliga myndigheter.
eduSign kan användas för organisationsinterna e-underskrifter samt för undertecknande lärosäten emellan. Med tjänsten eduSign kan du ladda upp och e-underteckna PDF-dokument och XML-dokument. Tjänsten är tillgänglig för alla anställda vid Lunds universitet som har ett Lucat-ID.
Du kan också använda tjänsten för att validera ett redan e-undertecknat dokument, det vill säga bekräfta att e-underskriften är äkta och att dokumentet inte har blivit ändrat efter undertecknandet. Observera att detta endast krävs då part utanför Lunds universitet har skrivit under.
Innan du börjar använda eduSign
Att använda eduSign kan förenkla vissa processer vid Lunds universitet. Införandet kan samtidigt innebära behov av att förändra processer eftersom nya rutiner krävs för att hantera dokument med e-underskrifter.
Som anställd är det viktigt att du kontaktar ansvarig chef innan du börjar använda tjänsten. Detta för att säkerställa att det finns rutiner på berörd institution eller motsvarande för hantering av e-underskrifter.
Exempel på hur du kan använda eduSign
Internt inom Lunds universitet
Du kan använda e-underskrift på blanketter, beslut, protokoll med mera. Tänk dock på att den organisationsdel som äger processen också beslutar om behov kring undertecknande och val av metod för underskrift.
Mellan lärosäten där alla har tillgång till tjänsten eduSign
Om du samarbetar med lärosäten som har tillgång till eduSign kan du använda verktyget för att alla lärosäten ska kunna skriva under dokumentet. Detta kan exempelvis vara beslut, protokoll, avtal eller överenskommelser.
Delning av e-undertecknade dokument till lärosäten och myndighet/organisation som saknar tjänsten eduSign
Organisationer som saknar eduSign kan inte skriva under dokumentet. Däremot är det möjligt att skicka ett e-undertecknat dokument till organisationer som saknar tjänsten. Dessa kan använda valideringstjänsten för att validera dokumentet. Valideringstjänsten kräver ingen inloggning.
Länk till lathundar i Kompetensportalen om hur du använder eduSign samt hur du tar ut ett valideringsintyg: https://luvit.education.lu.se/Kompetensportalen/activities/onlinecoursedetails.aspx?inapp=1&courseid=20111
Vanliga frågor om eduSign
Anställda vid Lunds universitet som har Lucat-ID kan använda eduSign. För studenter och anknutna som vid upprepade tillfällen behöver skriva under kan man skapa ett eduID.
En guide för hur du skapar ett eduID hittar du här i Kompetensportalen: https://luvit.education.lu.se/Kompetensportalen/activities/onlinecoursedetails.aspx?inapp=1&courseid=20111.
Studenter och anknutna som enbart behöver skriva under vid ett enskilt tillfälle rekommenderar vi fysisk underskrift.
Om du vill veta mer om hur du använder eduSign kan du kontakta registrator [at] lu [dot] se (registrator[at]lu[dot]se).
Det finns även en lathund i Kompetensportalen om hur du använder eduSign. I lathunden ingår bland annat instruktioner för hur du tar ut ett valideringsintyg från tjänsten. Notera att inloggning krävs https://luvit.education.lu.se/Kompetensportalen/activities/onlinecoursedetails.aspx?inapp=1&courseid=20111.
Nej, eftersom ett elektroniskt signerat dokument som skrivs ut inte längre är giltigt.
Ja. Personen som har initierat processen kan bjuda in fler personer att signera samma dokument, högst tolv personer kan skriva under. Under processens gång kan även den initierande parten bjuda in fler att signera. Processen fortsätter tills att dokumentet innehåller alla nödvändiga e-underskrifter.
Tänk på att samma e-underskriftstjänst ska användas för ett och samma dokument oavsett hur många som signerar det.
Nej, varje ärende e-undertecknas var för sig. Detta då varje ärende behöver diarieföras och arkiveras var för sig.
Det är inte möjligt att dela upp ett e-undertecknat dokument som består av ett flertal ärenden eftersom alla förändringar av ett färdigställt e-undertecknat dokument gör e-underskriften ogiltig.
När man använder Adobe Acrobat Reader för att validera ett signerat dokument kan det stå att signaturen inte är verifierad och att signerarens identitet är okänd.
Du får detta meddelande eftersom dokument undertecknade med eduSign inte går att validera i Adobe Acrobat Reader. Du kan bara validera dokumentet genom att använda valideringstjänsten för eduSign.
Andra e-underskriftstjänster
Det finns en mängd underskriftstjänster på marknaden. Om extern part vill att medarbetare inom Lunds universitet skriver under i annan underskriftstjänst än eduSign behöver en riskvärdering göras i det aktuella fallet.
Krav på underskriftstjänsten
Den underskriftstjänst som används inom EU måste motsvara kraven på avancerad eller kvalificerad e-underskrift enligt EU-förordningen eIDAS.
Med avancerad e-underskrift ställs krav på att användaren identifierar sig och att användaren kan knytas till undertecknaren.
Oavsett vilken underskriftstjänst som används behöver den inom Lunds universitet som ska skriva under göra det baserat på en riskbedömning av användningen av e-underskrift i det enskilda fallet. Valideringen av innehåll samt e-underskrift i det färdigställda underlaget har stor betydelse.
Du måste betänka följande innan du använder annan e-underskriftstjänst än eduSign:
- Följer tjänsten eIDAS krav på kvalificerad eller avancerad underskrift?
- Innehåller underskriftstjänsten tillräcklig bevisning och säkerhet för att garantera dokumentets giltighet? Om tvist skulle uppstå, håller underlaget och underskrifterna som bevis?
- I de dokument som diarieförs ska man kunna se vem eller vilka som skrivit under samt en tidsangivelse för när undertecknandet skedde. Ett valideringsintyg ska diarieföras.
Kontakt
Vid frågor om e-underskrifter kan du kontakta:
Central registratur
registrator [at] lu [dot] se (registrator[at]lu[dot]se)
+46 46 222 71 40
Telefontid: måndag-fredag klockan 09.00-11.30
Dokumenthanteringsplan
Lathund om eduSign
Länk till lathund i Kompetensportalen om hur du använder eduSign samt hur du tar ut ett valideringsintyg: