Bevara och gallra

Innehåll på sidan

• Vad innebär gallring?
• Vilka handlingar får gallras?
• Gallring av forskningshandlingar
• Gallring i relation till EU-projekt
• Gallring av elektroniska handlingar
• Gallring av information i sociala medier
• Att hantera gallringsbara handlingar

Vad innebär gallring?

Med gallring menas att information för alltid förstörs i sin helhet (kastas, strimlas, bränns, raderas elektroniskt med mera). Du måste se till så att gallring inte sker ofrivilligt genom överföring till ett annat medium, till exempel vid konvertering från formatet Word till PDF-A/1. Förlust av möjliga informationssammanställningar, förlust av sökmöjligheter eller förlust av möjligheter att fastställa informationens autenticitet är också gallring. 

Vilka handlingar får gallras?

Statliga myndigheter får endast gallra de allmänna handlingar som finns angivna i föreskrifter från Riksarkivet. Vilka handlingar som får gallras vid Lunds universitet anges i vår dokumenthanteringsplan och i särskilda gallringsbeslut. Dokumenthanteringsplanen kan ses som universitetets samlade gallringsbeslut. Gallra aldrig någonting innan du är säker på att det är tillåtet och efter det att gallringsfristen har löpt ut. 

Dokumenthanteringsplanen (PDF, 4,4 MB, ny flik).

Handlingar som är av tillfällig eller ringa betydelse för myndighetens verksamhet får gallras även om de inte anges specifikt i dokumenthanteringsplanen. Exempel på sådana handlingar är reklam, information för kännedom, rutinartade förfrågningar och kopior/dubbletter. Underlag som utgör rent arbetsmaterial får även gallras när den slutgiltiga handlingen är upprättad. Men tänk på att även arbetsmaterial kan vara värt att bevara i vissa sammanhang, till exempel forskning.

Gallringsbestämmelserna säger att myndigheten får gallra handlingar, inte att vi måste. Ibland bör handlingar som får gallras istället sparas av till exempel kulturarvsskäl eller historiska skäl. Är du osäker på om något är lämpligt att gallra – kontakta Universitetsarkivet på universitetsarkivet [at] legal [dot] lu [dot] se (universitetsarkivet[at]legal[dot]lu[dot]se).

Gallring av forskningshandlingar

Det finns en särskild gallrings- och bevarandeplan för forskningshandlingar vid Lunds universitet, och några fakulteter (humanistiska och teologiska, medicinska och samhällsvetenskapliga) har egna planer.

Läs mer om arkivering av forskningshandlingar.

Gallring i relation till EU-projekt

Handlingar kopplade till projekt som helt eller delvis är finansierade av Europeiska unionen kan behöva sparas längre tid än vad som gäller övriga gallringsbara handlingar. Detta beror på EU:s krav på revision. För att förenkla administrationen och samtidigt säkerställa att gallring sker först efter att alla revisionstider gått ut, ska sådana handlingar gallras först efter 17 år. 

Gallring av elektroniska handlingar

Samma gallringsregler gäller för elektroniska handlingar som för fysiska handlingar. Följ dokumenthanteringsplanen för instruktioner om vilka handlingstyper som ska bevaras respektive gallras.

Elektroniska handlingar som innehåller integritetskänsliga uppgifter och/eller omfattas av sekretess ska förvaras säkert. Dessa handlingar ska diarieföras eller registreras i annat system enligt dokumenthanteringsplanen och sedan raderas från den tillfälliga förvaringsplatsen, till exempel telefon, e-postprogram, socialt medium och dator. För säkerhetsklassad information är det viktigt att se till att all information även raderas från datorns papperskorg och att säkerhetskopior raderas. 

Läs mer om personuppgiftshantering.

Gallring av information i sociala medier

Avdelningen Dokumenthantering har tagit fram riktlinjer för bevarande och gallring av information i sociala medier. Planen är framtagen då information som publiceras i ett socialt medium betraktas som allmän handling och därför måste behandlas i enlighet med gällande lagar och föreskrifter. 

Riktlinjer för bevarande och gallring av information i sociala medier (PDF, 2 MB, ny flik).

Att hantera gallringsbara handlingar

Varje verksamhet hanterar själv sina gallringsbara handlingar, eftersom Universitetsarkivet för förvaring endast tar emot handlingar som ska bevaras. Placera de gallringsbara handlingarna i samma arkivlokal som de handlingar som ska bevaras, men tydligt avskiljt. 

Läs mer om godkända arkivlokaler.