2022 omorganiserades kommunikationsverksamheten på fakulteten med utgångspunkt från en nulägesanalys med förslag på förbättringar som tagits fram 2019–2020. Efter omorganisationen satsar nu fakulteten mer på internkommunikation än tidigare, men med befintliga resurser.
Samordningen som var en del av omorganisationen gav mer muskler och en tydligare riktning för fakultetens kommunikationsarbete. Samtidigt blev det mindre stuprör, mer samordning och mindre dubbelarbete. Syftet med fakultetens internkommunikation är att varje anställd ska känna delaktighet, ha möjlighet att påverka, uppleva organisationen som relevant och framförallt ha kunskap och förutsättningar att utföra sitt arbete på bästa sätt.
– Vi behövde fokusera mer på internkommunikationen och omorganisationen gjorde att vi kunde skapa möjligheter för det. Det har också visat sig att lanseringen av vår nya internwebb har blivit förlösande och ett nav för den löpande internkommunikationen. Där har vi skapat ett väldigt aktivt nyhetsflöde, i början för att hålla intresset uppe för webben, men i långa loppet ser vi det som en viktig kanal för att bygga intern kultur, säger Johanna Erlandson, kommunikationschef på Medicinska fakulteten.
Före projektstart för fakultetens nya internwebb gjordes en analys av befintlig webb där man tittade på statistik, intervjuade medarbetare och hade erfarenhetsutbyte med andra organisationer och gjorde studiebesök.
Det framkom att medarbetarna inte var nöjda med att IT-miljön upplevdes som splittrad och att e-post var den främsta kanalen för internkommunikation. Flera av de intervjuade använde inte den interna webbplatsen Intramed i någon större grad i sitt arbete.
– Vi fick höra att det var svårt att hitta på webbplatsen och att mycket av informationen var gammal, berättar Björn Martinsson som var projektledare för den nya webbplatsen.
Arbetet med att skapa en ny webbplats från grunden utfördes av en projektgrupp som tog fram principer och visioner, där visionen är att Intramed ska underlätta för medarbetarna på Medicinska fakulteten att utföra sitt dagliga arbete.
– En ambition var att ge Intramed en mer central roll i medarbetarnas dagliga arbete och minska e-postandet. Men också att förflytta fokuset i webinnehållet från att läsa till att göra, säger Björn Martinsson.
En viktig framgångsfaktor har varit att man har lyckats få den interna webben Intramed som startsida när medarbetarna öppnar sin webbläsare. Det gör att man automatiskt får se huvudnyheterna varje gång man startar upp sin webbläsare.
Den 1 mars lanserades den svenska versionen av Intramed och den 8 juni den engelska, så hur har det gått?
– Statistiken visar en markant uppgång och responsen har varit övervägande positiv. Lanseringen av den nya webbplatsen har också underlättat en analys och översyn av andra nyhetskanaler, till exempel nyhetsbrev, som vi nu håller på med, säger Björn Martinsson.