När ett dokument skrivs under genom eduSign får det färdigställda dokumentet ett texttillägg i slutet. Man kan se vem som skrivit under och när. Ett e-undertecknat dokument har en unik digital nyckel som gör att det i efterhand går att validera underskriften. Validering av digitalt underskrivna dokument görs i eduSigns valideringstjänst.
Ett e-undertecknat dokument är ett digitalt original. Det ska sparas digitalt utifrån anvisningar i Dokumenthanteringsplanen. Det är viktigt att omgående spara den e-undertecknade handlingen i diariet, eller det system som dokumenthanteringsplanen anger. Då stärks skyddet för innehållet och underskriften och dokumentet blir lätt att hitta.
- Använd eduSign.
- Lathundar om hur du använder eduSign samt hur du tar ut ett valideringsintyg finns i Canvas (inloggning krävs)
- Läs mer om e-underskrifter på Medarbetarwebben
Viktigt att tänka på:
- Dokument som ska skrivas under ska vara i formaten pdf eller xml.
- Du kan inte kombinera e-signatur och vanlig signatur, det är antingen eller.
- Skriv aldrig ut det e-undertecknade dokumentet för att spara det. Då försvinner möjligheten att validera underskrifterna.
- Det digitala originalet ska skyndsamt diarieföras eller sparas i för handlingen avsett system.
- Blanda inte underskrifter från olika underskriftstjänster eller e-underskrifter och underskrifter med penna på papper.
- I det flesta fall är det lämpligt att processägaren bestämmer om e-signatur ska användas.
Har du frågor om e-underskrifter – kontakta den centrala registraturen: registrator [at] lu [dot] se (registrator[at]lu[dot]se).