Projektet utgår från fakulteternas önskemål och organisationsbehov, lokalbehov, systemstöd samt pedagogiskt stöd som togs fram under en förstudie.
Projektet ska resultera i en effektiviserad tentamenshantering för hela universitet med universitetsgemensamma riktlinjer för salstentamen, bättre förutsättningar för digitala examinationsformer och en samlad kompetens med bättre kvalitet på salstentor.
Målen är att möta det ökade behovet av digitala tentamensplatser och att organisatoriskt förbereda och genomföra en universitetsgemensam samordnad tentamenshantering med gemensamma riktlinjer och en gemensam process. Men också att bygga upp en ny tentamensavdelning samt en tentamensvaktspool. Med dessa insatser hoppas man kunna skapa en mer kostnadseffektiv och långsiktig lösning.
Projektet kommer pågå från den 1 maj 2022 till den 30 april 2024.
Förutom ovannämnda mål så tror man också att de samordnande lösningarna ska kunna frigöra lokaler och arbetstid på fakulteter både för administratörer, lärare och studierektorer. En annan förhoppning är att universitetet bättre ska kunna möta behoven från studenter med olika typer av funktionsvariationer i och med att man får anpassade lokaler.
Många lärosäten i Sverige har redan en samordnad tentamenshantering.
Nulägesanalys
I förstudien gjordes en nulägesanalys, där beräknade man att det idag finns cirka 680 tillfälligt anställda tentavakter. Man beräknar att det totalt läggs cirka 30 000 – 48 000 timmar på administration för tentamenshantering per år inom universitetet. Det utförs cirka 5 500 tentamina i olika lokaler på universitetet, varav hälften genomfördes i de gemensamma salarna. Under terminens tentatoppar kan det som mest röra sig om cirka 3000 studenter som tenterar på samma dag.
Om man jämför dagens situation med det förväntade läget, som projektet ska leda till, kan man se följande skillnader:
| Nuläge | Förväntad lösning |
|---|---|
| Lokal administration på varje institution | En avdelning för administration |
| Flera olika tentamenslokaler | Ett tentamenshus |
| Ca 400 antal intermittent anställda vakter | Ca 70 tentavakter med olika anställningsformer |
| Decentraliserat pedagogiskt stöd utan lokaler | Centraliserat pedagogiskt stöd med lokaler |
| Decentraliserad schemaläggning | Centraliserad schemaläggning |
| 225 digitala platser utspridda i olika lokaler | 1000 digitala platser i en lokal |
| Ineffektiv lokalanvändning | Effektivt platsutnyttjande |
Projektets förutsättningar
Förutsättningar för att projektet ska nå resultat är att alla fakulteter är inkluderade och att man planerar för ett gemensamt tentamenshus som också inkluderar anpassade lokaler för studenter med funktionsvariationer. Andra framgångsfaktorer är att den nya avdelningen har en bra placering för nära samarbete fakulteter och förvaltning emellan och att man rekryterar internt för att tillvarata den existerande kompetens som finns inom området.
En styrgrupp ska knytas till projektet, den ska ledas av prorektor Lena Eskilsson och bestå av representanter från fakulteterna/motsvarande, LUS samt från den gemensamma förvaltningen. Projektledare är Elin Engman, LDC.