De oönskade meddelandena består av skräppost, försök att stjäla lösenord, så kallade VD-bedrägerier eller andra oönskade meddelanden. För att underlätta hanteringen och minska riskerna med dessa oönskade meddelande kommer universitetet flytta e-posttjänsten från en lokal lösning till en molntjänst i Microsoft.
Planerad överflytt av e-posttjänster tidigareläggs
Överflytt av e-posttjänster är ett planerat arbete som planerats under en lång tid. Det görs för att förbättra filtrering av skadlig e-post och att avlasta de lokala servrarna.
Överflytten består av två delar: en överflytt av e-postflöden från lokala servrar till Microsofts molntjänst och en flytt av mejlboxar från lokala servrar till Microsoft 365.
De driftstörningar på e-posten som förekommit den senaste tiden har inget med överflyttarna att göra, däremot är förhoppningen att det kommer att avhjälpa problemet. Därför har den schemalagda flytten av e-postflöden tidigarelagts och ska vara avklarad före Lucia 2023 för samtliga fakulteter. För förvaltningen påbörjas flytten vecka 50 och ska vara klar före den 21 december.
Parallellt med detta så har även flytten av mejlboxar tidigarelagts. Berörda medarbetare kommer att få/har fått ett meddelande när det är dags. Det är ett arbete som kommer att pågå under hela nästa år också, men redan nu har överflytten påbörjats för vissa delar. Det kommer att gå att följa vilka verksamheter som har flyttat över efterhand.
Mer information om vad detta innebär finns under e-post på support.lu.se.
Hur påverkas min e-posthantering?
Som medarbetare kommer du inte märka av någon större skillnad av flytten av e-postflöden, mer än att antalet spam förhoppningsvis minskar kraftigt.
Men en av förändringarna är att misstänkt skadliga e-postmeddelanden inte längre märks med ***SPAM*** i ämnesraden, utan kommer istället hanteras via en karantänfunktion, se nedan.
Flytten av mejlboxar påverkar inte de medarbetare som sitter i outlook nämnvärt, men för dem som sitter i andra e-postprogram kan det innebära hantering.
Mer information om e-postflytten finns på support.lu.se.
Vad innebär Lund university quarantine notification?
Misstänkt skadliga e-postmeddelanden läggs i ”karantän” dit var och en själv får avgöra hur de ska hanteras.
Det innebär att du dagligen får ett e-postmeddelande från: "Lund university quarantine notification" där du får ta ställning till om meddelandet ska släppas igenom eller blockeras.
Klicka på Granska meddelande ifall du är osäker på innehållet.
Klicka på Släpp om du är säker på att det är ett legitimt meddelande och vill släppa igenom det.
Klicka på Blockera avsändare om du vill blockera avsändaren. Avsändaren läggs då till i din lista över blockerade avsändare och fortsatta meddelanden från denna avsändare kommer hamna i karantän.
Om meddelandet är spam så behöver du inte göra något, utan det kommer automatiskt raderas efter 30 dagar.
Mer information om hur du gör finns i: Kunskapsdatabas - LU Support (service-now.com)
Vad är fördelarna med molntjänsten Microsoft 365?
Med Microsofts molntjänst får vi bättre verktyg för att hantera oönskade meddelanden och arbetet med informationssäkerhet och IT-säkerhet stärks. Förhoppningsvis gör bytet att fler IT-incidenter förhindras.
Migreringen innebär bland annat att filtreringen av skadlig e-post blir bättre. Vi kommer bland annat snabbare kunna få respons på eventuella utbrott, bättre interaktivitet med Outlookklienterna och en sammanhängande kontroll med övriga online-produkter, som till exempel Teams och OneDrive.
Kan e-postmeddelanden försvinna?
Inga e-postmeddelanden kommer att försvinna; det kommer inte förekomma störningar i övrigt, utan du läser din e-post som vanligt i ditt e-postprogram.
Om du saknar e-postmeddelanden från en avsändare, ska du alltid börja med att kontrollera listan med ”Spärrade avsändare” under skräppostalternativ i ditt e-postprogram.
- Information om detaljer och fördelar uppdateras efterhand på support.lu.se
Kunskapsdatabas - LU Support (service-now.com).